Was ist eigentlich eine Ausschreibung?
Da sich bei mir alles um Maschinenbau dreht, werde ich auch dieses Thema natürlich durch diese Brille betrachten. - Der Ablauf einer "Ausschreibung" kann in anderen Branchen oder Bereichen ganz anderen Normen oder "Traditionen" unterliegen.
Aber was ist denn nun eigentlich eine Ausschreibung?
Eine Ausschreibung im Maschinenbau ist ein formalisierter Prozess, bei dem ein Unternehmen detaillierte Anforderungen und Spezifikationen für ein bestimmtes Projekt öffentlich bekannt macht, um Angebote von qualifizierten Lieferanten oder Dienstleistern zu erhalten.
-Wobei hier "öffentlich" nicht unbedingt "der breiten Öffentlichkeit zugänglich" bedeutet, sondern auch nach sorgsamer Vorauswahl nur einer Handvoll Vertriebsmitarbeitern vorgelegt werden kann. Denn:
Der Zweck einer Ausschreibung besteht darin, verschiedene Angebote zu vergleichen und das wirtschaftlichste und technisch beste Angebot auszuwählen, und nicht alle Angebote der Welt einzubeziehen.
Der Ausschreibungsprozess umfasst mehrere Schritte:
1. Bedarfsermittlung: Festlegung der genauen Anforderungen und Spezifikationen.
2. Erstellung der Ausschreibungsunterlagen: Diese enthalten alle relevanten Informationen, wie technische Spezifikationen, Zeitpläne, und Bewertungsmethoden.
3. Veröffentlichung der Ausschreibung: Bekanntmachung der Ausschreibung.
4. Angebotsabgabe*: Interessierte Lieferanten oder Dienstleister reichen ihre Angebote fristgerecht ein.
5. Bewertung der Angebote: Die eingegangenen Angebote werden anhand der festgelegten Kriterien bewertet - dies geschieht durchaus auch im Austausch mit den jeweiligen Anbietern.
6. Zuschlagserteilung: Der Auftrag wird an den Anbieter mit dem besten Angebot vergeben - selbstverständlich nach Diskussionen und Verhandlungen auf Augenhöhe.
*Für mich und meine Arbeit hat sich hier das Einfügen einer 🔸Zwischenstufe sehr bewährt: Ich bitte in der Regel nicht nur um Abgabe eines Angebots bis zu einem bestimmten Stichtag, sondern zudem um eine sehr kurzfristige Mitteilung potentieller Anbieter darüber, ob sie in der Lage oder interessiert sind, überhaupt ein Angebot zu erstellen. - Diese Rückmeldung beinhalten häufig ein wertiges Feedback, das gleich mehrfach auf meinen Erkenntnisgewinn einzahlt.
Am Ende einer erfolgreichen Ausschreibung liegt nicht nur ein unterschriebener Vertrag vor - Sie halten auch einen Fahrplan in der Hand, wie Ihr wichtiges Projekt umgesetzt werden wird, und können all Ihre Units und Stakeholder kompetent mitnehmen.
